Comment bien gérer et négocier un contrat d’énergie multi-sites ?

Pour les particuliers, l’équation est souvent simple : un contrat de gaz naturel ou d’électricité  = un site de consommation. Pour les entreprises, collectivités et professionnels, le calcul peut se corser un peu. Un contrat d’énergie peut être dit « multi-sites ». Il regroupe alors la fourniture énergétique de plusieurs sites, comme plusieurs laveries, plusieurs restaurants ou plusieurs entrepôts par exemple. 

Centraliser ses contrats de fourniture d’énergie en un seul accord renforce l’efficacité opérationnelle et le pouvoir de négociation. Cette solution simplifie la gestion administrative avec une facture unique. Elle permet aussi de réaliser des économies en bénéficiant des mêmes conditions tarifaires pour tous les sites. Comment bien négocier et gérer son contrat multi-sites ?

Nos conseils. 

Étape 1 : Préparer sa négociation de contrat d’achat multi-sites

Quels que soient votre secteur d'activité, la taille de votre entreprise ou la typologie de votre compteur, vous devez avant tout définir une stratégie d'achat adaptée à vos enjeux. 

Le secret d’une bonne négociation ? 

Connaître parfaitement ses besoins et son profil de consommation. Une bonne préparation est la condition sine qua non pour rédiger un cahier des charges clair, précis et exhaustif et obtenir l’offre la plus compétitive. 

Définir le périmètre du contrat d’énergie multi-sites

La première étape consiste à clarifier précisément vos besoins et à cadrer le périmètre du contrat multi-sites. 

Pour définir le périmètre du contrat multi-sites, vous devez :  

• Regrouper les sites par énergie et par zone géographique : concernant le gaz naturel, le périmètre géographique influe sur la négociation. Le tarif varie en fonction de la zone tarifaire et certains fournisseurs de gaz ne desservent pas certains périmètres.
• Analyser le périmètre entité par entité. 

Collecter les données

La négociation d’un contrat d’approvisionnement unique pour l’ensemble des sites d’une entreprise nécessite de centraliser en amont toutes les données administratives et techniques, ainsi que les factures existantes. 

Vous devez : 

• Récupérer les points de livraison (PDL ou RAE) de chacun de vos compteurs d’électricité et de gaz naturel. 
• Lister tous vos fournisseurs d’énergie et contrats d’électricité et de gaz actuels : date d’échéance, découpage horo-saisonnier…
• Connaître vos consommations énergétiques : consommations de gaz et d’électricité site par site, puissances souscrites, profils de consommation (constant sur l’année, option Hiver-Eté, option Jour-Nuit…)
• Connaître les tarifs actuels pratiqués contrat par contrat et les tarifs d’acheminement pratiqués par ENEDIS et GRDF. 
• Regrouper dans un document unique toutes les informations utiles présentes dans les factures pour négocier vos contrats d’énergie. 

La collecte des données et des factures d’électricité et de gaz est une tâche fastidieuse, chronophage et sans valeur ajoutée. Vous pouvez simplifier cette étape en faisant appel à un cabinet de conseil en énergie.

Adapter sa stratégie d’achats à son entreprise

Chaque entreprise est unique. Chaque site a un profil de consommation spécifique. Avant de négocier votre contrat d’énergie multi-sites, vous devez établir une stratégie d’achats claire et adaptée :  

• Assurer les données administratives : début, durée et signataires du contrat multi-sites. 
• Déterminer le niveau de risque acceptable pour vous en fonction de la capacité de résilience de votre entreprise. Vous aurez en effet le choix entre des offres d’électricité et de gaz multiples et plus ou moins risquées, à prix fixe, indexé ou variable. 
• Connaître les contraintes de votre organisation pour adapter le contrat : gestion et paiement centralisés, régionaux, site par site…
• Définir vos points de vigilance : dépôt de garantie, tacite reconduction, évolution du parc...
• Inscrire l’achat d’énergie dans une politique plus globale : électricité verte, fournisseur local…

Étape 2 : Négocier son contrat d’achat d’énergie multi-sites

La négociation d’un contrat multi-sites est un processus long et complexe. Appels, e-mails, relances, multiples identifiants et mots de passe pour chaque espace client de chaque fournisseur : les barrières sont nombreuses. Voici quelques conseils pour négocier efficacement votre contrat d’énergie si vous gérez une entreprise multi-sites. 

Conseil n°1 : assurer une veille quotidienne

Les prix changent tous les jours. 

Les marchés de l’électricité et du gaz naturel sont des bourses européennes où les prix fluctuent chaque jour en fonction de nombreux facteurs (niveau de l’offre, niveau de la demande, facteurs géopolitiques, prix du certificat CO2, prix du pétrole...) 

Pour se positionner au bon moment, il est important d’effectuer une veille quotidienne, d’observer les tendances et d’anticiper les évolutions à la hausse et à la baisse. 

Conseil n° 2 : cibler les fournisseurs d’énergie à consulter

Tous les fournisseurs d’énergie ne sont pas adaptés à votre entreprise. 

Certains fournisseurs d’électricité et de gaz se positionnent mieux sur des petits consommateurs multi-sites et d’autres sur des gros consommateurs mono-site. Il faut donc choisir les fournisseurs les mieux adaptés à votre typologie. Vous pouvez aussi, pour améliorer votre empreinte carbone et votre politique RSE, préférer souscrire un contrat avec un fournisseur local ou un fournisseur engagé dans l’énergie verte. 

Conseil n°3 : exiger une date de réponse unique

1 jour peut faire la différence.Une fois le cahier des charges envoyé, vous devez demander une même date de réponse à tous les fournisseurs afin de pouvoir comparer les prix avec le même jour de cotation. 

Conseil n°4 : comparer les offres tarifaires sur une base commune

La comparaison des offres est l’étape critique.Il est indispensable d’établir un tableau comparatif des conditions contractuelles et des prix proposés par tous les fournisseurs d’énergie. La décomposition des prix évitera une mauvaise surprise et vous permettra de distinguer les prix vraiment fixes et ceux susceptibles d’évoluer en cours de contrat.

Conseil n°5 : analyser toutes les clauses des contrats

Le contrat multi-sites doit correspondre à vos besoins spécifiques et votre profil de consommation. Si l’argent est le nerf de la guerre, d’autres clauses – autres que tarifaires - doivent attirer votre attention pour optimiser votre budget : 

• Les services de gestion de consommation : ils vous permettront de suivre les consommations de gaz et d’électricité site par site et d’ajuster la fourniture.   
• Les clauses d’ajouts et de suppressions de sites : elles sont la clé de la flexibilité pour adapter à tout moment le contrat multi-sites à l’évolution de votre entreprise et du nombre de sites. 
• Les clauses de gestion des pics de consommation : la maîtrise des pénalités éventuelles en cas de surconsommation aident à gagner en visibilité financière. 
• Les clauses de résiliation et de renouvellement : elles permettent de conserver de la souplesse et d’anticiper les coûts éventuels de fin de contrat. 

Conseil n°6 : décider vite ! 

C’est le moment de signer.Plus vous demanderez une longue durée de validité de l’offre, plus votre prix sera dégradé. En effet, la prise de risque du fournisseur pour maintenir le prix sur le marché pendant un, deux, trois jours ou plus vous sera répercutée. 

La négociation est un processus complexe.
Il exige une connaissance parfaite des marchés de l’électricité et du gaz, une grande expertise pour comprendre les offres tarifaires et beaucoup de réactivité.

Étape 3 : Bien gérer son contrat d’énergie multi-sites

Une fois le contrat multi-sites signé, votre objectif doit être de garder le contrôle sur vos consommations, vos factures et votre budget d’électricité et de gaz. 

Avec l’application SirEnergies, vous adoptez une approche proactive pour optimiser en continu votre stratégie énergétique. Notre plateforme unique et ergonomique permet aux entreprises et collectivités clientes de : 

• Gagner en visibilité grâce au monitoring : l’application SirEnergies offre une vision globale et détaillée pour suivre en temps réel les performances de vos sites. Vous pouvez analyser votre consommation énergétique site par site, et son évolution en fonction des périodes.  
• Gagner en visibilité financière grâce au suivi en temps réel des dépenses d’électricité et de gaz naturel.
• Gérer vos contrats d’électricité et de gaz de façon autonome ou accompagné par un expert. 

Le contrat d’énergie multi-sites est une solution efficace pour les entreprises et professionnels disposant de plusieurs sites. Simplification administrative, facture unique, compétitivité tarifaire, économies financières… : les atouts du contrat multi-sites sont nombreux. En revanche, sa négociation et sa gestion sont des processus longs et complexes qui nécessitent une expertise pointue des marchés de l’électricité et du gaz. Un accompagnement personnalisé par des experts permet de négocier l’offre la plus compétitive et adaptée à votre profil de consommation, et de garder sur le long terme le contrôle de vos factures d'électricité et de gaz naturel.